Bis zu 700 Personen täglich, rund 500 Restaurantessen pro Tag, kurzfristig verdoppelte und vervierfachte Bedarfsmengen – und ein digital gesteuerter Bestellprozess vom Gast bis in Küche und Bar.
Pulheim/Hannover, September 2026. Die KAISERSCHOTE GmbH hat Volvo Trucks auf der IAA Transportation 2026 in Hannover gastronomisch begleitet. Der operative Einsatz reichte von Aufbau und interner Schulung über den Pressetag bis zu den sechs regulären Messetagen vom 15. bis 20. September. An den Hauptmessetagen war der Volvo-Auftritt auf bis zu 700 Personen ausgelegt.
Die Aufgabe ging dabei deutlich über klassisches Standcatering hinaus. Parallel betrieb die KAISERSCHOTE mehrere gastronomische Bereiche mit jeweils eigenem Konzept: die Mitarbeiterverpflegung, ein Restaurant für Kunden und Messegäste, einen separaten VIP-Bereich sowie die Versorgung der Besprechungsräume. Allein das Restaurant verfügte über rund 120 Sitzplätze und war mit mehreren Belegungen und rund 500 Essen pro Tag geplant.
Digital gesteuerter Bestell- und Serviceworkflow
Ein wesentlicher Baustein für den reibungslosen Ablauf war ein digitaler Bestell- und Serviceworkflow, den die KAISERSCHOTE gemeinsam mit Volvo für den Einsatz auf dem Messestand optimierte. Die Gäste konnten ihre Speisen und Getränke per App bestellen. Das System erkannte zugleich, in welchem Bereich die Bestellung serviert werden sollte, und leitete die Informationen automatisch an die zuständigen Stationen weiter.
Die Bestellung wurde dabei unmittelbar aufgeteilt: Der Speisenbon ging direkt an die Küche, der Getränkebon parallel an die zuständige Theke. Küche, Bar und Service konnten dadurch simultan arbeiten. Die Zuordnung von Bestellung und Serviceort war von Beginn an eindeutig, Rückfragen wurden reduziert und die Wege zwischen Gast, Service, Küche und Theke deutlich verkürzt.
Das Servicepersonal wurde bereits vor Messebeginn auf den digitalen Ablauf geschult. Nach dem erfolgreichen Einsatz in Hannover soll diese digitale Prozesssteuerung künftig fester Bestandteil des KAISERSCHOTE-Workflows bei geeigneten Messeprojekten werden.
Geschäftsführer André Karpinski: „Gute Gastgeber bleiben Menschen. Aber digitale Systeme können ihnen enorm helfen. Wenn Bestellung, Standort, Küche und Bar intelligent miteinander verbunden sind, sparen wir wertvolle Zeit und reduzieren Schnittstellen. Das gibt unserem Team mehr Zeit für das, worauf es wirklich ankommt: den Gast.“
Wenn aus Planung plötzlich die doppelte Menge wird
Wie dynamisch Messecatering trotz detaillierter Vorbereitung bleibt, zeigte sich schon während der ersten Veranstaltungstage. Der tatsächliche Speisenbedarf in der Mitarbeiterkantine verdoppelte sich praktisch von einem Tag auf den anderen. Produktion, Einkauf und Logistik mussten entsprechend kurzfristig reagieren und die zusätzlichen Mengen in den laufenden Betrieb integrieren.
Noch deutlicher entwickelte sich das Nachmittagsangebot. Kuchen und süße Spezialitäten waren so gefragt, dass täglich rund die vierfache ursprünglich geplante Menge benötigt wurde. Besonders beliebt waren Macarons und handgemachtes italienisches Mandelgebäck. Auch hier wurde die Waren- und Produktionsplanung während der laufenden Messe entsprechend hochgefahren.
Pragmatische Lösungen auch beim Getränkenachschub
Die gute Stimmung auf dem Volvo-Stand machte sich ebenfalls beim Getränkebedarf bemerkbar. Insbesondere das Bier fand deutlich mehr Zuspruch als zunächst kalkuliert. Als der reguläre Getränkelieferant die zusätzlich benötigten Mengen kurzfristig nicht schnell genug bereitstellen konnte, organisierte das KAISERSCHOTE-Team den Nachschub kurzerhand über einen nahegelegenen Cash-and-Carry-Markt.
Karpinski: „Eine Messe dieser Größenordnung lässt sich sehr detailliert vorbereiten. Aber die eigentliche Leistung zeigt sich, wenn die Realität die Planung überholt. Wenn sich Mengen über Nacht verdoppeln, einzelne Produkte plötzlich viermal so stark nachgefragt werden oder der klassische Lieferweg nicht schnell genug ist, braucht man ein Team, das Entscheidungen trifft und Lösungen findet.“
Volvo Trucks lobt Professionalität, Herzlichkeit und Flexibilität
Nach Abschluss der Messe zogen die Verantwortlichen bei Volvo Trucks ein ausgesprochen positives Fazit. Besonders hervorgehoben wurden die Professionalität, Herzlichkeit, positive Ausstrahlung und außergewöhnliche Flexibilität des KAISERSCHOTE-Teams. Auch bei kurzfristigen Veränderungen habe das Team schnell, unkompliziert und mit großer Gelassenheit reagiert. Die positive Energie habe sowohl das Volvo-Team als auch die Gäste erreicht und wesentlich zur Atmosphäre auf dem Messestand beigetragen.
Besonderes Lob galt der Küchenleitung und den Köchen. Qualität, Vielfalt und Präsentation der Speisen sorgten bei den Gästen für zahlreiche positive Rückmeldungen. Ebenso wurden Veranstaltungsleitung und Serviceleitung für ihre permanente Ansprechbarkeit, das vorausschauende Mitdenken und die professionelle Steuerung der Abläufe ausdrücklich gewürdigt.
Hinter dem sichtbaren Service arbeitete ein breit aufgestelltes Team aus Küchenleitung und Köchen, Veranstaltungs- und Serviceleitung, Service- und Thekenkräften, Runnern, Spülteam und Logistik in verschiedenen Schichten und Cateringbereichen.
Digitaler Workflow wird zum neuen Messebaustein
Für die KAISERSCHOTE ist die IAA damit nicht nur ein erfolgreich abgeschlossenes Großprojekt. Aus dem Zusammenspiel von persönlichem Service, flexibler Logistik und digitaler Prozesssteuerung soll ein standardisierbarer Workflow für kommende Messeaufträge entstehen.
„Die Erfahrung aus Hannover nehmen wir jetzt mit in die nächsten Projekte“, so Karpinski. „Persönlichkeit und Gastfreundschaft bleiben unsere Basis. Gleichzeitig wollen wir digitale Werkzeuge dort einsetzen, wo sie Abläufe schneller, sicherer und transparenter machen. Gerade bei großen Messeständen ist diese Kombination für uns die Zukunft.“
Auch die Zusammenarbeit mit Volvo Trucks soll weitergehen. Beide Seiten befinden sich bereits im Austausch über weitere gemeinsame Veranstaltungen.
Über KAISERSCHOTE Event Catering
Die KAISERSCHOTE GmbH mit Sitz in Pulheim bei Köln realisiert Business-, Corporate-, Messe- und Eventcatering für Unternehmen und Veranstaltungsorte. Das 1992 von André Karpinski gegründete Unternehmen verbindet individuelle Foodkonzepte mit eigener Produktion, Eventlogistik, persönlicher Betreuung und zunehmend digital unterstützten Serviceprozessen.
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