Internationale Kongresslogistik, Teilnehmermanagement und digitale Lead-Erfassung für eines der wichtigsten Healthcare-Events weltweit
time change hat EMD Serono und SpringWorks Therapeutics auch beim diesjährigen ASCO Annual Meeting in Chicago umfassend bei der Planung und Durchführung ihrer internationalen Kongressteilnahme unterstützt. EMD Serono Inc. und SpringWorks Therapeutics sind Healthcare-Unternehmen von Merck KGaA in Darmstadt.
Im Rahmen des Projekts betreute die Agentur rund 320 Teilnehmende und koordinierte etwa 1.200 Room Nights. Zum Leistungsumfang gehörten unter anderem Hotelmanagement, Kongressregistrierungen, Meeting- und Dinnerformate, Transfers, VIP-Betreuung sowie die operative Begleitung verschiedener Side-Events und Abläufe rund um den Kongressauftritt.
Mit rund 44.000 Teilnehmenden aus 166 Ländern, zahlreichen wissenschaftlichen Sessions und mehreren tausend Ausstellenden zählt das ASCO Annual Meeting zu den bedeutendsten internationalen Fachkongressen im Gesundheitswesen. Vor diesem Hintergrund gewinnen professionelle Teilnehmerlogistik, verlässliche Hospitality-Konzepte und präzise abgestimmte Prozesse zunehmend an Bedeutung. Besonders im Healthcare- und Pharmaumfeld müssen operative Exzellenz, Datenschutz, Compliance und internationale Stakeholder-Kommunikation eng ineinandergreifen.
„Kongresse dieser Größenordnung sind hochkomplexe Kommunikationsräume. Entscheidend ist, dass viele einzelne Prozesse so zusammengeführt werden, dass für Teilnehmende, interne Teams und Kunden ein reibungsloser Gesamtablauf entsteht“, sagt Marko Hafemann, CEO bei time change. „Unser Anspruch ist es, diese Komplexität beherrschbar zu machen – strukturiert, verlässlich und mit einem klaren Fokus auf die Ziele des Kunden.“
Ein zusätzlicher Bestandteil des Projekts war die Entwicklung und der Einsatz einer von time change entwickelten Lead-Capturing-App. Im Rahmen des Messeauftritts von EMD Serono und SpringWorks Therapeutics konnten Kontakte strukturiert erfasst, qualifiziert und für die weitere Bearbeitung nutzbar gemacht werden. Vorhandene Registrierungsdaten wurden übernommen und durch kundenspezifisch definierte Zusatzfragen ergänzt. Eine verpflichtende Consent-Logik stellte sicher, dass die Datenerfassung erst nach bestätigter Zustimmung starten konnte.
Gerade im Pharmaumfeld sind Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und regulatorische Sicherheit zentrale Anforderungen. Die digitale Lösung wurde deshalb nach dem Prinzip Compliance by Design eingesetzt und berücksichtigte hohe Anforderungen an DSGVO/GDPR-konforme Datenprozesse sowie branchenspezifische Pharma-Compliance-Regularien. Damit konnten Kontakte und Gespräche im Rahmen des Messeauftritts nicht nur dokumentiert, sondern auch auswertbar, messbar und für die weitere Wirkungskontrolle nutzbar gemacht werden.
Für Evententscheider auf Unternehmens- und Agenturseite zeigt das Projekt, wie sich internationale Kongressauftritte weiterentwickeln: Teilnehmermanagement, Hospitality, Compliance, persönliche Betreuung und digitale Auswertbarkeit wachsen zunehmend zu einem integrierten Leistungsansatz zusammen. Der Erfolg eines Kongressauftritts bemisst sich nicht mehr allein daran, ob Abläufe funktionieren. Entscheidend ist auch, ob Interaktionen strukturiert erfasst und in relevante, nachvollziehbare Ergebnisse überführt werden können – analog des „Results that matter“-Ansatzes von time change.
Mit dem Projekt beim ASCO Annual Meeting in Chicago unterstreicht time change seine Kompetenz in der Umsetzung komplexer internationaler Healthcare- und Kongressformate. Die wiederholte Zusammenarbeit zeigt zugleich das Vertrauen in die Fähigkeit der Agentur, anspruchsvolle Projekte in hochregulierten Umfeldern zuverlässig, serviceorientiert und technologisch unterstützt umzusetzen.
Unternehmensprofil time change GmbH
Die time change GmbH ist eine inhabergeführte Full-Service-Agentur für Events und Markeninszenierung in Berlin. Seit der Gründung im Jahr 2013 realisiert sie mit einem internationalen Netzwerk maßgeschneiderte Projekte jeder Größenordnung – von regionalen Veranstaltungen bis hin zu globalen Markenauftritten. Das Unternehmen bietet kreative Lösungen aus einer Hand, die exakt auf die individuellen Anforderungen der Kunden zugeschnitten sind. Mit 14 Standorten in Europa verfügt time change über eine starke Marktpräsenz und beschäftigt rund 130 Mitarbeitende. Im Jahr 2024 setzte die Agentur über 1.400 Projekte mit mehr als 200.000 Teilnehmenden um und erzielte einen Jahresumsatz von 65 Millionen Euro. Das Leistungsspektrum reicht von der strategischen Konzeption bis zur operativen Umsetzung von Marketingevents in unterschiedlichsten Branchen – etwa bei Pharmakongressen, Automotive-Veranstaltungen oder Markenaktivierungen. Zum internationalen Kundenstamm zählen Unternehmen wie Airbus, Merck, BMW, Deepl und die Boston Consulting Group.
time change GmbH
Kaiserdamm 88
D-14057 Berlin
Ansprechpartner: Patrick Friess
patrick.friess@time-change.com
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Internet: www.time-change.com
